Características de un buen sistema de facturación electrónica
Todas las empresas, en todos los países del mundo necesitan de un sistema de facturación electrónica. Afortunadamente, la diversidad de aplicaciones de este tipo es ingente, aunque eso implica que elegir el programa adecuado sea algo más difícil que hace años cuando la variedad era menor. En este artículo, vamos a ofrecer algunos consejos para elegir la aplicación adecuada según el tipo de negocio que se posea.
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¿Aplicación online u offline?
Esta podría ser la primera segmentación a la hora de adquirir un programa de facturación. Aunque ambos tipos de programa presentan una serie de ventajas y desventajas, cada día más, los usuarios tienden adquirir programas de facturación alojados en la Nube debido a las siguientes razones:
- No es necesario adquirir numerosas licencias de uso ya que al estar en la Nube, cada trabajador solo necesita usuario y contraseña para acceder al servicio de facturación.
- Las aplicaciones online son accesibles desde cualquier dispositivo en cualquier lugar, siempre que se cuente con conexión a Internet.
- Paradójicamente, es más fácil extraviar información en un ordenador que en la Nube.
Tras destacar estas ventajas, vamos a ver qué aspectos hay que tener en cuenta a la ahora de adquirir un programa de facturación.
Requisitos principales de los programas de facturación electrónica
Esta relación a los requisitos, se pueden aplicar indistintamente tanto a los programas de facturación alojados en un servidor web como a los programas que han de instalarse en equipos informáticos. Los vemos.
Seguridad de los datos. Si se adquiere un programa alojado en un servidor web, es muy importante revisar la cuestión de copias de seguridad. El programa debe permitir configurar la realización de esas copias de forma sencilla o la propia plataforma debería realizar diariamente volcado de datos para disponer de ellos en caso de extravío.- Intuitivo. Otra característica importante, tanto para los programas online como los offline, es que su manejo sea sencillo e intuitivo. A los trabajadores se les pide que sean expertos en facturación y contabilidad y no en informática.
- Conectividad. En una empresa se pueden gestionar los distintos departamentos con varias aplicaciones distintas como ERP, CMS, etc. La aplicación de facturación adquirida debería permitir conectarse con esas aplicaciones para compartir datos y gestionar mejor la empresa.
- Soporte. La facturación de una empresa es muy importante y si una aplicación de este tipo falla, la empresa tiene problemas. Para que esto no ocurra, el programa debe contar con un servicio adicional, rápido y de calidad de atención al cliente para la resolución de incidencias vía email, chat y videochat e, incluso, vía telefónica.
- Escalabilidad. ¿Qué significa esto? Que si un negocio crece, la plataforma se pueda adaptar en número de usuarios, número de cuentas de clientes, etc.
- Migración de datos. También es muy importante que la aplicación permita de forma sencilla tanto la exportación como la importación de datos. Esto facilita compartir y analizar datos o, incluso, cambiar de aplicación.
- Multilingüe e internacionalizada. El mundo de las empresas está internacionalizado, por lo que estos programas deberían poseer distintas divisas para poder operar, plataforma multilenguaje y poder adaptarse al sistema fiscal de otros países.
Tutoriales. Tampoco está de más que el software (online y offline) posea manuales escritos y tutoriales audiovisuales para conocer en detalle su uso. Pueden ser muy útiles también para la formación de trabajadores.- Seguridad. Este aspecto es muy importante para las aplicaciones online, ya que toda la información de la empresa a nivel contable y financiera estará en servidores web. Esto implica que las aplicaciones deben estar alojadas en servidores https, además de contar con aplicaciones de seguridad antihackeo, antimalware, etc.
- Costes adicionales. Al adquirir el producto, ya sea un software online como uno offline, es importante que el precio final incluya todas las funcionalidades imprescindibles para poder manejar bien el departamento contable y de facturación de la empresa. Esto evita que, una vez adquirido, no haya sorpresas.
Multiplataforma. Además de multilingüe y de la posibilidad de adaptarse a la facturación de otros países, en el caso de un programa de facturación a instalar en ordenadores, debería ser compatible con Linux, Mac y Windows.
Hasta aquí, las que creemos son las principales funcionalidades que los programas de facturación deben poseer para garantizar a las empresas un buen funcionamiento del departamento contable y financiero.
Imágenes: facturador.com
